Hướng dẫn sử dụng Softphone (Agent Console)

Mở email kích hoạt gửi từ VitaPBX, bấm nút "Kích hoạt tài khoản". Trang kích hoạt hiển thị đúng tên doanh nghiệp, gói dịch vụ và extension được cấp — đặt mật khẩu (tối thiểu 8 ký tự, nhập lại để xác nhận) rồi bấm xác nhận.

Link kích hoạt chỉ dùng được một lần và có thời hạn. Nếu báo hết hạn hoặc đã dùng, dùng chức năng gửi lại email ngay trên trang kích hoạt.

Sau khi kích hoạt thành công, hệ thống tự đưa bạn vào Agent Console mà không cần đăng nhập lại lần đầu. Từ lần sau, đăng nhập tại Agent Console bằng extension (vd 1001@T0018) HOẶC bằng chính email bạn đã dùng để kích hoạt — cùng 1 mật khẩu vừa đặt, dùng cách nào cũng được.

Quên mật khẩu Agent Console: liên hệ VitaPBX để được hỗ trợ đặt lại (mật khẩu Softphone không được gửi qua email vì lý do bảo mật, kể cả khi bạn tự đặt lại).

Agent Console yêu cầu HTTPS và trình duyệt hiện đại hỗ trợ Softphone (Chrome, Edge, Firefox, Safari bản mới) — mở qua HTTP hoặc trình duyệt cũ có thể không đăng ký được softphone.

Khi mở trang, trình duyệt sẽ hỏi quyền truy cập microphone — bấm "Cho phép". Đây là bước bắt buộc trước khi có thể nhận/gọi cuộc gọi.

Việc chọn tai nghe/thiết bị âm thanh nào được thực hiện ở cài đặt âm thanh của trình duyệt hoặc hệ điều hành (không có bộ chọn thiết bị riêng trong Agent Console) — cắm tai nghe trước khi cấp quyền microphone để trình duyệt nhận đúng thiết bị mặc định.

Góc trên màn hình Softphone hiển thị "Extension <số máy nhánh>" cùng trạng thái đăng ký: "Đang đăng ký…" (đang kết nối), "Đã sẵn sàng" (có thể gọi/nhận), "Đăng ký thất bại" hoặc "Thiếu quyền microphone" (xem mục Xử lý lỗi bên dưới), "Chưa đăng ký" (chưa kết nối).

Chỉ khi trạng thái là "Đã sẵn sàng" mới gọi ra được — nút "Gọi" bị vô hiệu hoá ở mọi trạng thái khác.

Gọi nội bộ: nhập extension đồng nghiệp vào ô "Số/extension cần gọi" (hoặc chọn thẳng từ danh bạ nội bộ hiển thị bên dưới) rồi bấm "Gọi".

Nhận cuộc gọi đến: màn hình hiện khối "Cuộc gọi đến từ <số gọi>" với hai nút "Trả lời" và "Từ chối".

Trong cuộc gọi, đồng hồ đếm thời lượng đàm thoại hiển thị ngay khi bắt máy. Bấm "Kết thúc" để gác máy.

Tắt tiếng: nút "Tắt tiếng" trong lúc đang gọi, đổi thành "Bật tiếng" khi micro đang tắt.

Giữ máy: nút "Giữ máy" trong lúc đang gọi, đổi thành "Tiếp tục" khi cuộc gọi đang được giữ.

Chuyển cuộc gọi: nhập số/extension cần chuyển vào ô "Số chuyển tiếp", sau đó chọn "Chuyển ngay (Blind)" để chuyển thẳng không cần xác nhận trước, hoặc "Gọi thử trước (Attended)" để gọi thử người nhận trước — khi đó có thể bấm "Xác nhận chuyển" để hoàn tất hoặc "Hủy, quay lại" để quay về cuộc gọi ban đầu.

"Trình duyệt chưa được cấp quyền microphone. Softphone không thể nhận/gọi cuộc gọi." — vào cài đặt trình duyệt, cấp lại quyền microphone cho trang, rồi tải lại trang.

"Đăng ký softphone thất bại — kiểm tra lại cấu hình extension." — thường do extension đã bị vô hiệu hoá hoặc mất kết nối mạng tạm thời; thử tải lại trang, nếu vẫn lỗi liên hệ VitaPBX.

Không nghe được âm thanh dù trạng thái "Đã sẵn sàng": kiểm tra thiết bị phát âm thanh mặc định của trình duyệt/hệ điều hành, kiểm tra loa/tai nghe không bị tắt tiếng ở mức hệ thống.

Mất kết nối giữa cuộc gọi (trạng thái quay về "Chưa đăng ký" đột ngột): kiểm tra lại kết nối mạng, tải lại trang để đăng ký lại softphone.

Chủ tài khoản vào cổng khách hàng → "Quản lý đội ngũ", nhập email nhân viên vào form mời (chỉ hiển thị khi còn seat trống theo gói đang dùng).

Hệ thống tự cấp một extension còn trống trong dải số của doanh nghiệp cho nhân viên và gửi email kích hoạt riêng đến email đó — nhân viên thực hiện đúng các bước ở mục 1 của tài liệu này.

Lời mời đang chờ kích hoạt có thể huỷ bất kỳ lúc nào từ danh sách lời mời trong "Quản lý đội ngũ".

Tài khoản Softphone vừa kích hoạt CHỈ gọi được nội bộ (giữa các extension trong cùng doanh nghiệp). Để gọi ra số điện thoại bên ngoài, doanh nghiệp cần có đầu số/hotline và kết nối nhà mạng (trunk) được VitaPBX xác nhận.

Trong bước đặt hàng, bạn có thể chọn "Tôi đã có đầu số/hotline" để gửi thông tin cho đội kỹ thuật kiểm tra kết nối, hoặc "Tôi cần tư vấn đầu số" để được VitaPBX liên hệ tư vấn.

Chưa có đầu số không ảnh hưởng đến việc kích hoạt tài khoản hay gọi nội bộ — chỉ giới hạn duy nhất khả năng gọi ra ngoài.