Hướng dẫn sử dụng Softphone (VitaAgent)

Mở email kích hoạt gửi từ VitaPBX, bấm nút "Kích hoạt tài khoản". Trang kích hoạt hiển thị đúng tên doanh nghiệp, gói dịch vụ và extension được cấp — đặt mật khẩu (tối thiểu 8 ký tự, nhập lại để xác nhận) rồi bấm xác nhận.

Link kích hoạt chỉ dùng được một lần và có thời hạn. Nếu báo hết hạn hoặc đã dùng, dùng chức năng gửi lại email ngay trên trang kích hoạt.

Sau khi kích hoạt thành công, hệ thống tự đưa bạn vào VitaAgent mà không cần đăng nhập lại lần đầu. Từ lần sau, đăng nhập tại VitaAgent bằng extension (vd 1001@T0018) HOẶC bằng chính email bạn đã dùng để kích hoạt — cùng 1 mật khẩu vừa đặt, dùng cách nào cũng được.

Quên mật khẩu VitaAgent: liên hệ VitaPBX để được hỗ trợ đặt lại (mật khẩu Softphone không được gửi qua email vì lý do bảo mật, kể cả khi bạn tự đặt lại).

VitaAgent yêu cầu HTTPS và trình duyệt hiện đại hỗ trợ Softphone (Chrome, Edge, Firefox, Safari bản mới) — mở qua HTTP hoặc trình duyệt cũ có thể không đăng ký được softphone.

Khi mở trang, trình duyệt sẽ hỏi quyền truy cập microphone — bấm "Cho phép". Đây là bước bắt buộc trước khi có thể nhận/gọi cuộc gọi.

Chọn micro, loa và thiết bị đổ chuông ở mục "Cài đặt âm thanh" trên bàn thoại (hoặc menu "Âm thanh (micro, loa, chuông)"): nói thử để thấy thanh "Kiểm tra micro" nhảy, bấm "Nghe thử loa" để kiểm tra tai nghe.

Bàn thoại hiển thị "Máy nhánh <số>" cùng trạng thái đăng ký: "Đang đăng ký..." (đang kết nối), "Đã đăng ký" (có thể gọi/nhận), "Mất kết nối" hoặc "Chưa cấp quyền mic" (xem mục Xử lý sự cố bên dưới).

Chỉ khi trạng thái là "Đã đăng ký" mới gọi được — nút "Gọi" bị vô hiệu hoá ở mọi trạng thái khác. Khi "Mất kết nối", bấm "Kết nối lại".

Gọi nội bộ: nhập máy nhánh của đồng nghiệp vào ô "Số điện thoại hoặc máy nhánh cần gọi" (hoặc chọn từ "Danh bạ máy nhánh") rồi bấm "Gọi".

Nhận cuộc gọi đến: màn hình hiện "Cuộc gọi đến từ <số gọi>" với hai nút "Nhấc máy" và "Từ chối".

Trong cuộc gọi, đồng hồ đếm thời lượng đàm thoại hiển thị ngay khi bắt máy. Bấm "Kết thúc" để gác máy.

Tắt tiếng: nút "Tắt mic" trong lúc đang gọi, đổi thành "Bật mic" khi micro đang tắt.

Giữ máy: nút "Giữ máy" trong lúc đang gọi; khi đang giữ, bấm "Tiếp tục đàm thoại" để quay lại.

Chuyển cuộc gọi: nhập số/máy nhánh vào ô "Máy nhánh/Số chuyển tiếp", rồi chọn "Chuyển thẳng" (chuyển ngay, không báo trước) hoặc "Chuyển có thông báo" (gọi người nhận trước) — sau khi trao đổi, bấm "Hoàn tất chuyển" hoặc "Hủy chuyển" để quay về cuộc gọi ban đầu.

"Trình duyệt cần quyền truy cập microphone để thực hiện cuộc gọi." — vào cài đặt trình duyệt (biểu tượng 🔒 trên thanh địa chỉ), cấp lại quyền microphone cho trang, rồi tải lại trang.

"Đăng ký SIP thất bại — vui lòng kiểm tra kết nối mạng." — thường do mất mạng tạm thời hoặc máy nhánh đã bị tắt; bấm "Kết nối lại" hoặc tải lại trang, nếu vẫn lỗi liên hệ VitaPBX.

Không nghe được âm thanh dù trạng thái "Đã đăng ký": kiểm tra loa/micro đã chọn trong "Cài đặt âm thanh", và loa/tai nghe không bị tắt tiếng ở mức hệ thống.

Mất kết nối giữa cuộc gọi (trạng thái chuyển sang "Mất kết nối"): kiểm tra mạng, bấm "Kết nối lại" để đăng ký lại softphone.

Chủ tài khoản vào cổng khách hàng → "Quản lý đội ngũ", nhập email nhân viên vào form mời (chỉ hiển thị khi còn seat trống theo gói đang dùng).

Hệ thống tự cấp một extension còn trống trong dải số của doanh nghiệp cho nhân viên và gửi email kích hoạt riêng đến email đó — nhân viên thực hiện đúng các bước ở mục 1 của tài liệu này.

Lời mời đang chờ kích hoạt có thể huỷ bất kỳ lúc nào từ danh sách lời mời trong "Quản lý đội ngũ".

Tài khoản Softphone vừa kích hoạt CHỈ gọi được nội bộ (giữa các extension trong cùng doanh nghiệp). Để gọi ra số điện thoại bên ngoài, doanh nghiệp cần có đầu số/hotline và kết nối nhà mạng (trunk) được VitaPBX xác nhận.

Trong bước đặt hàng, bạn có thể chọn "Tôi đã có đầu số/hotline" để gửi thông tin cho đội kỹ thuật kiểm tra kết nối, hoặc "Tôi cần tư vấn đầu số" để được VitaPBX liên hệ tư vấn.

Chưa có đầu số không ảnh hưởng đến việc kích hoạt tài khoản hay gọi nội bộ — chỉ giới hạn duy nhất khả năng gọi ra ngoài.